公司秘書做什麼？周年申報表遲交罰款有多重？

每間有限公司都必須有公司秘書

根據香港《公司條例》，每一間在港註冊的有限公司都必須委任一名公司秘書。公司秘書若是個人，須通常居於香港；若是法人團體，其註冊辦事處或主要營業地點須在香港。值得一提的是，私人公司的唯一董事不可同時兼任公司秘書。

正因如此，不少中小企會將公司秘書職能外判給專業服務機構——但這裏有一個關鍵：提供公司秘書服務屬於受規管的「信託或公司服務」，服務提供者必須持有 TCSP 牌照。委任無牌機構，本身已是一個合規風險。

公司秘書的法定職責

公司秘書是公司與監管機構之間的橋樑，主要職責包括：

1. 維護法定登記冊。包括股東名冊、董事登記冊、公司秘書登記冊，以及重要控制人登記冊（SCR）等，確保資料準確及時更新。
2. 處理周年申報。按時向公司註冊處遞交周年申報表（NAR1），這是公司秘書最核心、亦最容易出問題的職責之一。
3. 申報公司變更。當公司更改董事、股東、註冊地址、公司名稱、股本等資料時，須在限期內向公司註冊處申報。
4. 籌備會議與決議。協助安排股東會、董事會，並妥善記錄會議紀錄及決議。
5. 確保整體合規。提醒公司各項法定限期，避免因疏忽而觸犯《公司條例》。

周年申報表 NAR1：限期與罰款

周年申報表（NAR1）是用來向公司註冊處更新公司最新資料的法定文件，與報稅是兩回事——不少老闆會混淆兩者。

限期：本地私人公司須在「公司成立為法團週年日」後的 42 日內 交付 NAR1。準時遞交的年度登記費僅為 HK$105。

逾期罰款（大幅提高的登記費）：一旦逾期，登記費會大幅跳升，按逾期長短，由 HK$870 遞增至 HK$3,480。更要留意的是，公司註冊處處長並無權力減免這筆較高的登記費——換言之，逾期就一定要繳付，並無酌情。

刑事責任：持續不遵從周年申報規定，公司及其有關責任人更可能被檢控，面臨進一步的罰款。

一張準時只需 HK$105 的表格，拖到逾期隨時變成數千港元，再嚴重更可能上庭——這正是「主動追蹤死線」價值所在之處。

為何中小企要選擇持牌 TCSP？

公司秘書服務牽涉公司的法定合規責任，若委託無牌或不上心的服務商，輕則錯過 NAR1 死線，重則埋下《公司條例》違規的隱患。賢滙會計是持牌的信託及公司服務提供者（TCSP TC010441，可於公司註冊處名冊公開核實），由執業會計師（HKICPA）團隊把關，提供公司秘書、周年申報、法定登記冊維護等一站式服務。我們由香港本地團隊一對一跟進，會主動為您預警 NAR1 及各項法定死線。

擔心公司的周年申報快到期，或者想更換一個更可靠的公司秘書？歡迎與賢滙專業會計團隊聯絡，為您檢視公司目前的合規狀況。